Je onderneming laten groeien door iemand in dienst te nemen? De werkvoorraad is groot genoeg. Meer capaciteit betekent dat de omzet verder kan groeien, omdat je extra klussen kunt aannemen. Maar met personeel heb je een extra verantwoordelijkheid, je loopt meer risico en de kosten stijgen. Wat zijn die extra kosten op het moment dat je extra handjes in dienst neemt?
De agenda is vol en daardoor verwijs je steeds vaker opdrachtgevers door naar collega’s. Dat voelt best als ‘jammer’, want omzet is omzet. Iemand extra aannemen is makkelijk gezegd. Zint eer ge begint, want veel ondernemers onderschatten de werkgeverslasten, administratieve verplichtingen en risico’s zoals ziekte. Door vooraf alles goed in kaart te hebben, voorkom je dat je in een financieel wespennest loopt. KlusVisie zet de belangrijkste zaken voor je op een rijtje.
Voordat we naar kostenberekeningen gaan, kijken we eerst naar de belangrijkste juridische en fiscale verplichtingen:
1. Loonheffingen en premies: wat draag je als werkgever bij?
Als je personeel in dienst hebt, moet je met onderstaande heffingen en premies rekening houden:
- Loonbelasting & premie volksverzekeringen: deze houdt de werkgever (jij) in op het brutoloon van de werknemer. Je betaalt dit namens de werknemer aan de Belastingdienst.
- Premies werknemersverzekeringen (WW, ZW, WIA, etc.): volledig voor jouw rekening als werkgever (met enkele uitzonderingen).
- Werkgeversheffing Zorgverzekeringswet (Zvw): dit is een extra bijdrage die je als werkgever betaalt over het loon van je werknemer. In 2025 is deze werkgeversheffing vastgesteld op 6,51 % van het loon (onder de maximumbijdrage-inkomen).
- Premiedifferentiatie WW (AWf-premie): afhankelijk van de aard van het arbeidscontract betaal je een lage of hoge premie WW. In 2025 is de lage AWf-premie 2,74 %, de hoge is 7,74 %.
- Maximumpremieloon: over lonen boven een bepaald bedrag hoef je geen premies te betalen. In 2025 is dat € 75.864 per jaar.
- Loonheffingsaangifte: je moet maandelijks of om de 4 weken aangifte doen van de loonheffingen (loonbelasting, premies, enz.).
- Werkkostenregeling (WKR): je mag aan je personeel vergoedingen of voorzieningen geven zonder dat daar loonheffing over hoeft te worden betaald, binnen de zogenoemde ‘vrije ruimte’. In 2025 is de vrije ruimte 2,00% over het fiscale loon tot en met € 400.000, boven dat bedrag 1,18%.
Al deze posten samen zorgen ervoor dat je ‘werkprijs’ van een medewerker flink boven het brutoloon ligt.
2. Cao’s, pensioen, ziekte, verzuim
- Afhankelijk van je branche kan er een cao van toepassing zijn met extra regels: minimumlonen, aanvullende vergoedingen, verlofregelingen, scholingsverplichtingen, toelagen, etc. Voorbeelden van CAO’s zijn die van Bouw & Infra, Afbouw, Timmerindustrie en Schilders.
- Mogelijk ben je verplicht om (een deel van) pensioen te regelen of bij te dragen, mocht dat het geval zijn in jouw sector of branche.
- Bij ziekte ben je verplicht om meestal twee jaar loon door te betalen (minimaal 70%) en je zult ook voorzieningen moeten treffen voor re-integratie, vervanging en arbeidsomstandigheden.
- Eventuele verzekeringen — denk aan aansprakelijkheid, ongevallen, verzuimverzekering — kunnen extra kosten zijn.
3. Administratief & verplichtingen
- Je moet je aanmelden als werkgever via de Belastingdienst (Melding Loonheffingen).
- Daarna krijg je een loonheffingennummer en kun je de loonaangiften doen.
- Je moet de salarisadministratie goed bijhouden, correct formulieren gebruiken, vergoedingen administreren etc.
Hoeveel kost personeel je echt? Een calculatie voor 12–24 uur
Om dit concreet te maken, doorlopen we een grondige loonkostenberekening met actuele tarieven (2025), inclusief alle relevante heffingen.
Voorbeeldscenario’s
Stel dat je een werknemer in dienst neemt met de volgende kenmerken:
- Brutoloon: € 25 per uur
- Aantal uren: 12 uur per week (lager scenario) of 24 uur per week (hoger scenario)
- Werkdagen: flexibel of volgens schema
- Contract: vast of tijdelijk (mits voldaan aan wettelijke vereisten)
We maken eerst de bruto-maandloonberekening:
| Scenario | Uren per week | Brutoloon/week | Brutoloon/maand* |
| A | 12 uur | 12 × € 25 = € 300 | 4,33 × € 300 ≈ € 1.299 |
| B | 24 uur | 24 × € 25 = € 600 | 4,33 × € 600 ≈ € 2.598 |
* 4,33 is de gemiddelde factor van week naar maand (52 weken / 12 maanden).
Werkgeverslasten & bijkomende heffingen
We gaan uit van een scenario waar het contract voldoet aan de voorwaarden voor de lage AWf-premie (dus je betaalt de lage premie).
Lage AWf-premie (2025): 2,74 %
Werkgeversheffing Zvw: 6,51 %
Daarnaast zijn er andere verplichte premies via UWV (werknemersverzekeringen) die je moet inbrengen. De premies zijn afhankelijk van sector, risicoklassen, individuele bedrijfssituatie, maar je kunt uitgaan van een marge van 15 à 25 % extra bovenop het brutoloon voor alle werkgeverslasten samen (een ruwe vuistregel die veel ondernemers hanteren).
Laten we de kosten inschatten:
Scenario A (12 uur)
Brutoloon per maand: € 1.299
Stel dat we een werkgeverslast van 20 % aannemen (voor werknemersverzekeringen, pensioen, administratie, verzekeringen etc.):
Werkgeverslast = 20% van 1.299 = € 259,80
Extra heffingen:
- AWf-premie (2,74%): 1.299 × 0,0274 = € 35,60
- Zvw-heffing (6,51%): 1.299 × 0,0651 = € 84,34
Totale loonkosten = 1.299 + 259,80 + 35,60 + 84,34 ≈ € 1.678,74 per maand
Scenario B (24 uur)
Brutoloon per maand: € 2.598
Werkgeverslast (20 %): 519,60
AWf-premie: 2.598 × 0,0274 = € 71,22
Zvw-heffing: 2.598 × 0,0651 = € 169,00
Totale loonkosten = 2.598 + 519,60 + 71,22 + 169,00 ≈ € 3.357,82 per maand
Opmerking: dit zijn grove schattingen. Afhankelijk van je bedrijf (risicoprofilering, sectorpremies, pensioenverplichtingen, cao-bijdragen, verzuimverzekering etc.) kan het percentage werkgeverslast aanzienlijk hoger (of in gunstige gevallen iets lager) zijn.
Netto voor werknemer
Het salaris dat de werknemer overhoudt (netto) hangt af van de loonheffingskorting, belastingschijven, en persoonlijke omstandigheden (zoals partner, aftrekposten).
In 2025 geldt voor inkomens tot ongeveer € 38.441 het tarief van 35,82 % voor de eerste schijf in de inkomstenbelasting.
Daarnaast is loonheffingskorting van toepassing — en die kan flink schelen bij lagere inkomens.
Als de werknemer aangeeft dat de loonheffingskorting bij jouw bedrijf toegepast wordt, ontvangt hij of zij meer netto uitbetaald (mits je die korting mag toepassen) — maar let op: loonheffingskorting mag slechts op één inkomen tegelijk toegepast worden.
en zijn cruciaal om verrassingen achteraf te vermijden.
Meer praktische informatie? Abonneer je gratis en vrijblijvend op de KlusVisie nieuwsbrief.
Checklist
Voordat je de knoop doorhakt, doorloop deze checklist:
- Maak een volledige loonkostenberekening, niet alleen bruto × uren.
- Check of een cao van toepassing is in jouw branche.
- Onderzoek of je pensioenregeling moet aanbieden of mag meedragen.
- Voorzie je in ziekte- en verzuimkosten – of sluit een verzuimverzekering af.
- Bepaal je WKR-strategie (vergoedingen, gereedschap, extra’s).
- Zorg dat de salarisadministratie op orde is: aangifte, formulieren, correcties, documenten.
- Spreek in het contract duidelijk af over proeftijd, opzegtermijnen, werktijden, overwerkregeling, tips, etc.
- Budget voor onvoorziene kosten: langdurig ziekteverzuim, vervanging, training.
- Bespreek met je kandidaat wat de netto-uitbetaling kan zijn onder verschillende scenario’s (met en zonder loonheffingskorting).
- Overweeg subsidieregelingen: bijvoorbeeld loonkostenvoordeel (LKV), leerwerktrajecten, praktijkleerplaatsen etc.
Lees ook: Denk ook aan deze ‘verborgen’ kosten bij het aannemen van een nieuwe kracht
Strategische stap
Het aannemen van personeel — ook al is het ‘maar’ voor 12 tot 24 uur per week — is een strategische stap die je exploitatie, cashflow en risicoprofiel verandert.
- De nettokostprijs ligt vaak 20–30 % (of meer) bovenop het brutoloon door werkgeverslasten, heffingen en administratie.
- De Belastingdienst, UWV en aanverwante regels (loonheffingen, Zvw-heffing, verzekeringen) zijn onvermijdelijk en complex.
- Vind je het ingewikkeld vraag dan hulp. Vraag naar collega’s die met extra mensen werken naar hun positieve en negatieve ervaring. Je accountant is vaak bereid je te helpen in dit proces.
Luister naar de KlusVisie Podcast over de Geschillencommissie.
Lees ook: Wat kun jij als ondernemer leren van Max Verstappen?
Populair op KlusVisie: Hoe word ik rijk met mijn klusbedrijf?
