Aan het einde van een uitgevoerde opdracht is het de bedoeling nog wat over te houden aan de klus. Onnodige kosten – faalkosten – liggen echter op de loer. Zo tem je ze.
In de meeste gevallen willen klanten dat een werk wordt aangenomen tegen een vast bedrag, binnen een bepaalde tijd. Bij een goede voorbereiding over wat precies moet worden gedaan, ook door de klant, moet een vaste aanneemsom geen punt zijn. Waarom blijven marges dan toch vaak achter bij de verwachting? Waar ligt dat aan? Faalkosten.
Bestrijding faalkosten
10 tips ter bestrijding van onnodige kosten:
1. Onrendabele uren
Iedere ondernemer weet dat de werkelijk bestede uren hoger liggen dan de factureerbare. Inventariseer waar onrendabele tijd aan wordt besteed en bekijk of het anders kan. Of dat sommige uren kunnen worden doorberekend via de begroting of factuur. Daardoor daalt het aantal onrendabele uren.
2. Uurtarief
Is het te berekenen uurtarief wel toereikend? Inzicht in wat de privé en zakelijke kosten en het aantal factureerbare uren jaarlijks zijn, moeten de hoogte van het uurtarief bepalen. Is het berekende uurtarief lager dan de kosten, vraag jezelf dan af wat te doen. Het uurtarief verhogen, snijden in de kosten of beide? Let op de jaarlijkse aanpassing in verband met de inflatie.
3. Werk opnemen
Een werk opnemen, moet zorgvuldig gebeuren. Neem de tijd om de situatie goed in kaart te brengen, de wensen van de klant te kennen en alles te noteren. Foto’s of situatietekeningen helpen om goed overzicht te hebben bij het later opstellen van de volledige begroting en de gespecificeerde offerte. Eén keer een intensief bezoek voorkomt een extra bezoek of gissingen.
4. Begroten
Een gespecificeerde begroting geeft inzicht in alle uren en materialen. Doe het zo volledig en uitgebreid mogelijk, met juiste maten en hoeveelheden. De gegevens van materialen gebruik je weer voor de bestellingen later. Verkeerde materialen of onjuiste maten en hoeveelheden leveren onnodige kosten op.
5. Nacalculatie
Besteed aandacht aan nacalculatie. Het is belangrijk om te weten of het eindresultaat wel of niet de begroting heeft overschreden. Maar nog belangrijker wat de verschillen zijn en wat daar de oorzaak van is. Misschien zijn er te weinig uren begroot, of kloppen de hoeveelheden niet? De gewerkte uren bijhouden geeft inzicht om gebruikte uur-normen bij te stellen om betere inschattingen te maken bij volgende begrotingen.
6. Communicatie en samenwerking
Vanzelfsprekend bepaalt de communicatie met de klant en de onderaannemer/leverancier mede het succes van een te maken werk. De juiste informatie en de juiste planning over wanneer wat en door wie, voorkomt stagnatie of leegloop en/of extra inzet.
7. Planning
Enkele dagen later beginnen, maar wel zeker weten dat iedereen en alles op de juiste tijd begint en materialen op cruciale data worden geleverd? Een planning zorgt voor rust tijdens het werk en oplevering op het afgesproken moment. Zonder extra nabellen en achter alles aanrennen. Eventuele opleverboetes zijn dan niet aan de orde.
8. Inkopen en aanvoer
Snel even wat ophalen, kost in verhouding veel tijd. Ga met leveranciers in zee die bezorgen en waarmee je een gunstig contract kunt afsluiten. Een gedegen voorbereiding verdient zich terug.
9. Organisatie
Voorkom dat zaken dubbel worden besteld: houd je bus opgeruimd en de opslag overzichtelijk. Daarnaast beperkt het ook zoekwerk. Ook een (wekelijks) bijgewerkte administratie, op tijd verstuurde facturen en direct vastgelegd meerwerk zorgen voor overzicht, inzicht en een doorlopende geldstroom.
10. Het weer
Ook het weer speelt een belangrijke rol in de kostenbeheersing. Dek materialen af, huur een opslagcontainer en gebruik andere beschermende middelen om materialen te beschermen tegen teloorgang door weersinvloeden en diefstal. Bereken deze middelen door in de prijs.
Van belang is om te onderkennen op welke manier er nuttige maatregelen kunnen worden getroffen om faalkosten te bestrijden. Dat levert uiteindelijk meer resultaat op. Wie zich bewust is van de effecten van de doorgevoerde wijzigingen en verbeteringen maakt het ondernemen alleen maar aangenamer en winstgevender.
Lees ook: Zo bereken je het juiste uurtarief.
Lees ook: Een contract, zo ga je er mee om.
